เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร vs ซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร เลือกแบบไหนดี?
ก่อนจะตัดสินใจเลือกเครื่องถ่ายเอกสารสำหรับสำนักงาน ต้องมองภาพรวมความแตกต่างของทั้งสองรูปแบบ ดังนี้
การเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร
เป็นการทำสัญญารายเดือนหรือรายปี โดยส่วนใหญ่มักจะอยู่ที่ประมาณ 1–3 ปี โดยผู้ให้บริการจะดูแลเรื่องเครื่อง หมึก อะไหล่ และบริการบำรุงรักษาให้ทั้งหมด ยกเว้นค่ากระดาษถ่ายเอกสาร เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการควบคุมค่าใช้จ่ายรายเดือนให้คงที่ และผู้ที่ไม่ต้องการดูแลเครื่องถ่ายเอกสารด้วยตัวเอง
การซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร
การซื้อเครื่องถ่ายเอกสารมือสอง ผู้ซื้อจะได้อิสระในการใช้งานเต็มที่ แต่จะต้องบริหารจัดการเรื่องหมึกและอะไหล่ด้วยตนเอง มีต้นทุนที่ถูกกว่าการเช่า
ข้อดีและข้อจำกัดของการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร
การเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร กลายเป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับออฟฟิศยุคใหม่ที่เน้นความคล่องตัว แต่ก็มีข้อจำกัดที่ต้องนำมาพิจารณาควบคู่กัน
ข้อดี
- ใช้เงินลงทุนเริ่มต้นต่ำไม่ต้องเอาเงินก้อนใหญ่ไปจมอยู่กับค่าซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร ช่วยรักษาสภาพคล่องและกระแสเงินสดได้
- รวมค่าบำรุงรักษาเรียบร้อยแล้วไม่ต้องจ่ายค่าซ่อม ช่างเทคนิค หรือค่าหมึกเพิ่มเมื่อเครื่องมีปัญหา
- ยืดหยุ่นและอัปเกรดง่าย เมื่อหมดสัญญา สามารถเปลี่ยนเป็นเครื่องรุ่นใหม่ที่มีเทคโนโลยีทันสมัยกว่าได้ทันที
ข้อจำกัด
- ต้นทุนสูงกว่า ค่าเช่าสะสมแต่ละเดือนสูงกว่าราคาซื้อเครื่อง
- มีข้อผูกมัดตามสัญญา ไม่สามารถเลิกใช้หรือยกเลิกสัญญาก่อนกำหนดได้ง่าย หากยกเลิกสัญญาก่อนกำหนดจะมีค่าปรับและค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ซึ่งถือเป็นต้นทุนของผู้ใช้งาน
ข้อดีและข้อจำกัดของการซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร
สำหรับองค์กรที่มีแผนการดำเนินงานระยะยาว การซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร ถือเป็นการลงทุนในสินทรัพย์ของผู้ซื้อ ซึ่งเครื่องถ่ายเอกสารมือสองคุณภาพสูง จะมีราคาพิเศษกว่าเครื่องใหม่
ข้อดี
- เป็นเจ้าของโดยสมบูรณ์ ไม่มีค่าเช่าผูกมัดรายเดือน หรือสัญญาผูกมัด หากเลิกใช้งานสามารถขายต่อได้ ช่วยคืนทุนและเพิ่มความคุ้มค่าให้กับผู้เป็นเจ้าของ
- คุ้มค่าที่สุดในระยะยาว เมื่อใช้งานเกิน 1–3 ปีขึ้นไป ต้นทุนเฉลี่ยต่อแผ่นจะต่ำกว่าการเช่าอย่างเห็นได้ชัด
- ควบคุมการบำรุงรักษาได้เอง สามารถเลือกช่าง อะไหล่ และหมึกพิมพ์ได้ตามงบประมาณของผู้ซื้อเอง
- สามารถสร้างรายได้ การซื้อเครื่องถ่ายเอกสารสามารถสร้างรายได้โดยการเปิดร้านถ่ายเอกสาร เพราะหากเช่าเครื่องถ่ายเอกสารจะมีต้นทุนที่สูงกว่าการซื้อเครื่องถ่ายเอกสารมือสอง
- ประหยัดค่าใช้จ่าย หากเดือนไหนไม่มีการใช้งานหรือใช้งานน้อยก็จะไม่มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นเหมือนกับการเช่า
ข้อจำกัด
- ใช้เงินลงทุนเริ่มต้นสูง ต้องจ่ายเงินก้อนในการซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร
- ต้องรับผิดชอบค่าซ่อมเอง เมื่อหมดระยะประกัน จะมีค่าใช้จ่ายเรื่องค่าซ่อม อะไหล่ และวัสดุสิ้นเปลืองตามการใช้งาน
ปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจซื้อเครื่องถ่ายเอกสารมือสองสำหรับธุรกิจ
การซื้อเครื่องถ่ายเอกสารมือสองเป็นอีกทางเลือกที่ช่วยให้ธุรกิจได้เครื่องสเปกเหมาะกับการใช้งานในงบประมาณที่คุ้มค่ากว่า โดยเฉพาะองค์กรที่มีงานพิมพ์ต่อเนื่องและต้องการเป็นเจ้าของเครื่อง แต่ก่อนตัดสินใจซื้อ ควรพิจารณา 4 ปัจจัยสำคัญดังนี้
1. งบประมาณในการลงทุน
เครื่องถ่ายเอกสารมือสองมีราคาย่อมเยากว่าเครื่องใหม่ ช่วยลดเงินลงทุนเริ่มต้น และเหมาะกับธุรกิจที่ต้องการควบคุมงบประมาณ โดยยังสามารถเลือกเครื่องที่มีฟังก์ชันและประสิทธิภาพตอบโจทย์การใช้งานได้
2. ปริมาณงานพิมพ์ต่อเดือน
ควรประเมินจำนวนเอกสารที่พิมพ์หรือถ่ายต่อเดือน เพื่อเลือกความเร็วและสเปกเครื่องให้เหมาะสม หากมีปริมาณงานพิมพ์สูงและใช้งานเป็นประจำ การซื้อเครื่องถ่ายเอกสารมือสองจะช่วยประหยัด
ค่าใช้จ่ายมากกว่าการไปเช่าเครื่องรายเดือน
3. ระยะเวลาที่ต้องการใช้งาน
หากมีแผนใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารอย่างต่อเนื่องหลายปี การซื้อเครื่องมือสองอาจคุ้มกว่าการมีค่าเช่าต่อเนื่องทุกเดือน เพราะเมื่อเป็นเจ้าของเครื่องแล้ว ผู้ซื้อสามารถนำเครื่องถ่ายเอกสารไปใช้สร้างรายได้จากงานพิมพ์หรือบริการรับถ่ายเอกสารได้โดยตรง ช่วยเพิ่มโอกาสในการสร้างผลตอบแทนจากการลงทุนในระยะยาว
4. สภาพเครื่องและบริการหลังการขาย
เครื่องถ่ายเอกสารมือสองควรผ่านการตรวจเช็กและปรับสภาพก่อนจำหน่าย รวมถึงควรเลือกซื้อจากผู้จำหน่ายที่มีทีมช่างและบริการหลังการขาย เพื่อให้สามารถดูแล ซ่อมบำรุง และจัดหาอะไหล่ได้เมื่อเกิดปัญหาระหว่างการใช้งาน
เลือกเครื่องถ่ายเอกสารแบบไหนให้เหมาะกับธุรกิจ?
กลุ่มที่เหมาะกับการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร
- องค์กรขนาดใหญ่ โรงพยาบาล หรือสถาบันการศึกษา ที่มีงบประมาณจัดซื้อชัดเจน
- หน่วยงานราชการที่มีข้อกำหนดเรื่องสเปกการใช้งานที่ชัดเจน
- โรงงานอุตสาหกรรม
กลุ่มที่เหมาะกับการซื้อเครื่องถ่ายเอกสารมือสอง
- ร้านถ่ายเอกสารที่ต้องการเครื่องอึด ทนทาน และคืนทุนไว
- บริษัท Startup หรือ ออฟฟิศขนาดเล็ก-กลาง ที่อยากได้เครื่องถ่ายเอกสารสเปกใหญ่ในงบจำกัด
- สำนักงานสาขาชั่วคราว หรือไซต์งานก่อสร้าง
- บริษัทเอเจนซี่ หรือสำนักงานกฎหมาย สำนักงานบัญชี ที่ต้องการเครื่องสีคมชัด เทคโนโลยีใหม่เสมอ
- โรงพิมพ์ ร้านป้าย หรือ ศูนย์ถ่ายเอกสาร
5 เคล็ดลับในการเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารมือสอง ให้คุ้มค่าและปลอดภัย
หากตัดสินใจซื้อเครื่องถ่ายเอกสารมือสอง คุณจำเป็นต้องคัดสรรเครื่องอย่างถูกวิธีเพื่อป้องกันปัญหาปวดหัวในภายหลังได้ ด้วย 4 เช็กลิสต์ดังต่อไปนี้
- เลือกเครื่องมือสองที่นำเข้าจากต่างประเทศ ควรดูเครื่องที่สภาพภายนอกและภายในยังดี ผ่านการใช้งานไม่หนัก และเลือกซื้อจากบริษัทที่มีหน้าร้านชัดเจน
- เช็กการรับประกันและบริการหลังการขาย เลือกร้านที่มีการรับประกันชัดเจน พร้อมทีมช่างคอยให้คำปรึกษา ซ่อมบำรุง และเข้าบริการหน้างานได้เมื่อเกิดปัญหา
- ทดสอบระบบเครื่องและทางเดินกระดาษ เปิดเครื่องแล้วต้องไม่ขึ้น Code Error พร้อมลองพิมพ์จากทุกถาดและ ADF เพื่อเช็กว่ากระดาษไม่ติดและระบบป้อนกระดาษทำงานปกติ
- พิมพ์ Test Page เพื่อตรวจคุณภาพงานพิมพ์งานที่ได้ควรคมชัด สีหรือความเข้มสม่ำเสมอ ไม่มีสีซีด ผงหมึกฟุ้ง เส้นดำ หรือรอยผิดปกติ รวมถึงควรทดสอบฟังก์ชัน Network และ Scan เพิ่มเติม
- ตรวจสอบความพร้อมของอะไหล่และผงหมึก ควรเลือกรุ่นที่ได้รับความนิยมและหาอะไหล่หรือวัสดุสิ้นเปลืองในไทยได้ง่าย เพื่อช่วยลดค่าใช้จ่ายและไม่ต้องรออะไหล่นานเมื่อเครื่องมีปัญหา
อ่านบทความเพิ่มเติม: ซื้อเครื่องถ่ายเอกสารมือสองต้องดูอะไรบ้าง? เช็กลิสต์สำคัญก่อนตัดสินใจซื้อ จากประสบการณ์ช่าง
เลือกเครื่องถ่ายเอกสารให้เหมาะกับธุรกิจของคุณที่ B Four
สำหรับธุรกิจที่มีงานพิมพ์ต่อเนื่องและต้องการควบคุมต้นทุนในระยะยาว การซื้อเครื่องถ่ายเอกสารถือเป็นทางเลือกที่ช่วยเพิ่มความคุ้มค่าได้มากกว่า เพราะผู้ซื้อจะได้เป็นเจ้าของเครื่องโดยตรง ไม่มีค่าเช่ารายเดือนหรือข้อผูกมัดตามสัญญา สามารถใช้งานได้อย่างอิสระ และเลือกวางแผนการบำรุงรักษาให้เหมาะกับงบประมาณได้เอง
โดยเฉพาะเครื่องถ่ายเอกสารมือสองคุณภาพดี ที่ช่วยลดเงินลงทุนเริ่มต้นเมื่อเทียบกับเครื่องใหม่ แต่ยังสามารถเลือกสเปกที่รองรับปริมาณงานพิมพ์ของธุรกิจได้อย่างเหมาะสม หากใช้งานต่อเนื่องเป็นระยะเวลานาน ต้นทุนเฉลี่ยต่อแผ่นก็มีโอกาสลดลง และในช่วงที่มีการใช้งานน้อยก็ไม่ต้องแบกรับค่าเช่ารายเดือนเพิ่มเติม
B Four มีเครื่องถ่ายเอกสารมือสองหลากหลายรุ่นให้เลือกตามงบประมาณและลักษณะการใช้งาน พร้อมทีมช่างผู้เชี่ยวชาญช่วยแนะนำสเปก ตรวจเช็กสภาพเครื่อง และดูแลหลังการขาย เพื่อให้ธุรกิจได้เครื่องที่พร้อมใช้งานและคุ้มค่ากับการลงทุนในระยะยาว
หากคุณยังไม่แน่ใจว่าตัวเลือกไหนคุ้มค่าที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ B Four OA พร้อมให้คำปรึกษาประเมินปริมาณงานพิมพ์ และช่วยจัดหาสเปกเครื่องที่ลงตัวกับงบประมาณของคุณมากที่สุด เราจัดจำหน่ายเครื่องถ่ายเอกสารแบรนด์ชั้นนำและมีทีมช่างผู้เชี่ยวชาญดูแลระบบให้ถึงที่
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
- Line: @bfour
- Facebook: B four copier จำหน่ายเครื่องถ่ายเอกสารและอะไหล่นำเข้าจากต่างประเทศ
- Youtube :https://www.youtube.com/@bfouroa
- Tel. 02-926-1340-4
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเครื่องถ่ายเอกสาร
Q: ธุรกิจขนาดเล็กการซื้อเครื่องถ่ายเอกสารจะคุ้มไหม?
A: คุ้มค่ามากสำหรับธุรกิจที่มีงานพิมพ์ไม่เยอะและไม่ต้องเสียค่าเช่าต่อเดือน หากเครื่องไม่ได้มีการใช้งาน
Q: กรณีเช่าเครื่อง นอกจากค่าเช่ารายเดือนแล้วจะมีค่าใช้จ่ายอะไรเพิ่มอีกไหม?
A: ค่าใช้จ่ายทุกอย่างไม่ว่าจะเป็นค่าซ่อมและค่าผงหมึก จะรวมอยู่ในค่าเช่าเรียบร้อย ยกเว้นกระดาษที่ทางผู้เช่าจะต้องจัดเตรียมด้วยตัวเอง
Q: เปิดร้านถ่ายเอกสาร ควรเช่าหรือซื้อเครื่องถ่ายเอกสารดี?
A: แนะนำให้ซื้อเครื่องถ่ายเอกสารมือสองสภาพดี เพราะร้านถ่ายเอกสารจะมีปริมาณการพิมพ์สูงมาก การซื้อขาดจะทำให้ต้นทุนต่อแผ่นต่ำลง และทำกำไรได้เร็วกว่าการเช่า
Q: ค่าบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารต่อเดือนสูงไหม?
A: โดยเฉลี่ยอยู่ที่ประมาณ 1,000–3,000 บาท ขึ้นอยู่กับปริมาณงานพิมพ์และการดูแลรักษา หากใช้อะไหล่และหมึกพิมพ์คุณภาพดี เครื่องจะไม่ค่อยมีปัญหาจุกจิก
Q: หากไม่มีเงินก้อนจะเลือกเช่าหรือซื้อเครื่องถ่ายเอกสารดี?
A: แล้วแต่วัตถุประสงค์ของผู้ซื้อ หากเช่าเพื่อเปิดร้านถ่ายเอกสารจะไม่คุ้มค่ากับการลงทุน แต่หากเช่าเพื่อไปใช้ในสำนักงานจะคุ้มกว่า