เครื่องถ่ายเอกสารสั่งพิมพ์งานไม่ออก ขึ้น Error เกิดจากอะไร? วิธีแก้เบื้องต้นก่อนเรียกช่าง

อาการของเครื่องถ่ายเอกสารที่กำลังมีปัญหา

ส่วนใหญ่แล้ว เวลาเครื่องถ่ายเอกสารเกิดความขัดข้อง มักจะแสดงอาการออกมาในรูปแบบที่แตกต่างกันไป ดังนี้

1. เครื่องขึ้น Error Codeหน้าจอโชว์สัญลักษณ์แจ้งเตือนพร้อมรหัสเฉพาะ เช่น E000, 010-338, C4-00 เป็นต้น ซึ่งเป็นระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติของตัวเครื่อง
2. Print ไม่ออก หรือสั่ง Print แล้วไม่ทำงานคอมพิวเตอร์โชว์สถานะส่งงานสำเร็จ (Complete) แต่เครื่องถ่ายเอกสารนิ่งสนิท ไม่มีเสียงกลไกขับเคลื่อน และไม่มีเอกสารออกมา
3. เครื่องค้างหน้าจอนิ่ง กดปุ่มคำสั่งใด ๆ บนตัวเครื่องไม่ได้ ระบบปฏิบัติการภายในหยุดทำงานชั่วคราว
4. รีสตาร์ตเองระหว่างเครื่องกำลังสแตนด์บายหรือกำลังประมวลผลงาน อยู่ดี ๆ หน้าจอก็ดับวูบแล้วเปิดเครื่องขึ้นมาใหม่เองซ้ำ ๆ
5. เอกสารค้างในคิวในสถานะมีรายชื่อเอกสารค้างอยู่และขึ้นสถานะ Error ทำให้คิวงานที่ต่อคิวรออยู่ไม่สามารถปริ้นออกมาได้

อ่านบทความเพิ่มเติม:เครื่องถ่ายเอกสารเสียบ่อยเกิดจากอะไร? รวม 10 ปัญหาที่พบบ่อยที่สุด

ทำไมเครื่องถ่ายเอกสารขึ้น Error ปริ้นไม่ออก?

1. ปัญหาจากระบบการเชื่อมต่อ

อาการประเภทสั่งปริ้นแล้วเครื่องนิ่ง ค้าง หรือสั่งพิมพ์ไม่ทำงาน สาเหตุอาจไม่ไช่เพราะกลไกเครื่องพัง แต่เกิดจากระบบเดินข้อมูลขัดข้อง

• Driver ทำงานผิดปกติหากตัวไดรเวอร์ในคอมพิวเตอร์เกิดความเสียหาย ไม่ตรงรุ่น หรือมีการอัปเดตระบบปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ใหม่ อาจทำให้สัญญาณสื่อสารเชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์หลุดจนสั่งปริ้นไม่ออกได้ หรือพิมพ์ออกมาแล้ว Font ตัวหนังสือไม่ตรง ผิดเพี้ยน

• ระบบ Network และอุปกรณ์ Router มีปัญหาเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานส่วนใหญ่ทำงานผ่านระบบเครือข่าย หาก Router จ่ายสัญญาณ Wi-Fi ไม่นิ่ง หรือ IP Address ของเครื่องเกิดการชนกันในระบบ ก็จะทำให้สัญญาณขาดหาย สายแลน (LAN Cable) หักงอหรือหลุดล็อก ก็เป็นสาเหตุหลักที่พบบ่อยเช่นกัน

2. ขนาดกระดาษที่สั่งปริ้นกับในเครื่องไม่ตรงกัน

เกิดจากความไม่แมตช์กันของไฟล์งานกับขนาดไซส์กระดาษ เช่น ในไฟล์เอกสารตั้งค่าหน้ากระดาษไว้เป็นขนาด A3 แต่ในถาดบรรจุกระดาษของเครื่องถ่ายเอกสารมีแต่กระดาษขนาด A4 หรือ Legal

เครื่องจึงทำการเซฟตัวเองด้วยการขึ้นหน้าจอ Error แจ้งเตือน หยุดค้างรอให้เรากดยืนยัน หรืออาจจะต้องลบงานออกจากคิวงานบนเครื่องถ่ายเอกสาร แล้วตั้งค่าไซส์กระดาษในไฟล์งานให้ตรงกับถาดบรรจุกระดาษของเครื่อง

รวม Error Code เครื่องถ่ายเอกสารยอดฮิตที่ทำให้ปริ้นไม่ออก เครื่องค้าง หรือรีสตาร์ตเอง

เพื่อให้ครั้งหน้าคุณเข้าใจสถานะของเครื่องได้ทันทีที่เห็น มาดูกลุ่มรหัส Error Code เครื่องถ่ายเอกสารที่เจอบ่อยที่สุดพร้อมอาการที่เกิดขึ้นกัน

1. รหัสกลุ่ม Network / Data Error (เช่น Canon E732, Xerox 027-452)

รหัสเหล่านี้ระบุว่าตัวเครื่องไม่สามารถรับส่งข้อมูลกับคอมพิวเตอร์ได้ หรือเกิดปัญหา IP Address ชนกันในระบบเน็ตเวิร์ก ส่งผลให้สั่ง Print แล้วไม่ทำงาน คิวงานค้าง หรือหน้าจอมอนิเตอร์เกิดอาการนิ่งจนเครื่องค้างไปเลย

2. รหัสกลุ่ม Controller Error (เช่น Canon E733, Xerox 041-327)

เป็นรหัสที่แจ้งเตือนว่าแผงควบคุมหลัก (Main Board) หรือชุดคอนโทรลเลอร์ไม่สามารถสื่อสารหรือประมวลผลได้

3. รหัสกลุ่ม Fuser Error (เช่น Canon E000 – E004, Xerox 010-338)

รหัสเกี่ยวกับ ชุดความร้อน (Fuser) อุณหภูมิไม่ถึงเกณฑ์ หรือเซนเซอร์ตรวจจับความร้อนพัง ระบบจะล็อกเครื่องทันทีเพื่อความปลอดภัย ทำให้เครื่องถ่ายเอกสารไม่ทำงานจนกว่าจะได้รับการซ่อมแซม

4. รหัสกลุ่มดรัมและมอเตอร์ติดขัด (เช่น Canon E012-001, Xerox 042-323)

เกิดจากแม่พิมพ์ภาพเสื่อม ชุดดรัมเสีย หรือเฟืองขับเคลื่อนภายในมีวัตถุแปลกปลอมไปขัดขวางจนมอเตอร์หมุนไม่ได้ เครื่องจะขึ้นโค้ดเตือนและตัดระบบการพิมพ์ทั้งหมด

วิธีเช็กและแก้ไขปัญหา Error Code เบื้องต้นด้วยตัวเองในออฟฟิศ

หากเครื่องถ่ายเอกสารเสีย ขึ้น Error Code ลองทำตามขั้นตอนการตรวจสอบเบื้องต้น ตามลำดับนี้ก่อนได้เลย

1. เช็กการตั้งค่าหน้ากระดาษและตรวจสอบ Software Driver

ตรวจสอบว่าตอนนี้คอมพิวเตอร์ใช้ Driver ตรงรุ่นหรือไม่ และเข้าไปดูที่ถาดกระดาษว่าตั้งค่าป้ายกั้นขนาดตรงกับกระดาษจริงไหม รวมถึงเช็กหน้าสั่งพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ว่าตั้งค่าขนาดกระดาษไว้ตรงกับถาดบรรจุกระดาษหรือเปล่า

2. ตรวจเช็กสายสัญญาณและ Router ระบบ Network

ตรวจสอบสายแลน (LAN Cable) ที่เสียบอยู่หลังเครื่องถ่ายเอกสารว่า มีไฟกะพริบสถานะติดอยู่หรือไม่ สายหลุดหรือหลวมไหม หากเชื่อมต่อผ่านระบบไร้สาย (Wi-Fi) ให้ลองทดสอบปิด-เปิด Router เพื่อรีเซตสัญญาณใหม่อีกครั้ง

3. เคลียร์คิวงานค้างในเครื่องถ่ายเอกสาร

ไปที่หน้าจอเครื่องถ่ายเอกสาร เลือกที่หัวข้อ Job Status หรือ System Monitor แล้วกดลบงานที่มีปัญหาออกจากคิว เพื่อให้คิวงานต่อไปสามารถปริ้นออกมาได้

ป้องกันไม่ให้เครื่องถ่ายเอกสารขึ้น Error ระบบรวนได้อย่างไรบ้าง?

การแก้ไขปัญหาเมื่อเครื่องถ่ายเอกสารขึ้น Error Code เป็นเรื่องปลายเหตุ แต่การปรับพฤติกรรมการใช้งานเพื่อป้องกันไม่ให้เครื่องถ่ายเอกสารเสียหรือรวนจน เครื่องถ่ายเอกสารปริ้นไม่ออก คือวิธีที่ช่วยเซฟงบประมาณของออฟฟิศได้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็น

• เสียบปลั๊กเครื่องถ่ายเอกสารเข้ากับไฟบ้านโดยตรง หรือเลือกใช้ปลั๊กพ่วง/เครื่อง UPS ที่ได้มาตรฐาน เพื่อให้เครื่องถ่ายเอกสารได้รับแรงดันไฟฟ้าที่นิ่งและเสถียร ป้องกันกระแสไฟฟ้ารั่วหรือไฟกระชากที่อาจทำให้เครื่องค้างหรือรีสตาร์ตเองบ่อย
• เคลียร์ไฟล์ขยะและจัดเรียงข้อมูลใหม่ในตัวเครื่องถ่ายเอกสารที่ Initialize Hard Disk หรือ Job Overwrite เพื่อป้องกันไม่ให้หน่วยความจำของเครื่องถ่ายเอกสารเต็มจนสั่ง Print แล้วไม่ทำงาน
• ตรวจสอบขนาดและสภาพกระดาษก่อนบรรจุลงถาด เลี่ยงการผสมกระดาษต่างขนาดในถาดเดียวกัน และตั้งค่าไกด์ไลน์กั้นถาดกระดาษให้แน่นพอดีตรงตามสเปกของไฟล์งานเสมอ ลดโอกาสการขึ้น Error

จัดการปัญหา Error อย่างถูกวิธี รันงานต่อได้ไม่มีสะดุด

ส่วนใหญ่แล้วปัญหาเครื่องถ่ายเอกสารขึ้น Error สั่งปริ้นไม่ออก หรือเครื่องค้าง มักจะมาจากความบกพร่องของระบบเน็ตเวิร์ก สายแลน ไดรเวอร์คอมพิวเตอร์ที่ทำงานผิดเพี้ยน หรือแม้กระทั่งการตั้งค่าขนาดกระดาษในระบบไม่ตรงกับในถาดจริง หากเราหมั่นตรวจสอบและแก้ปัญหาตามขั้นตอนเบื้องต้นที่เราแนะนำไป ก็จะช่วยลดการล็อกของระบบและยืดอายุการใช้งานเครื่องได้เป็นอย่างดี

แต่ถ้าตัวเครื่องถ่ายเอกสารยังขึ้น Error Code เฉพาะทาง หรือมีอาการรีสตาร์ตเองไม่หยุด หากปล่อยให้ระบบภายในรวนต่อไปอาจนำไปสู่ปัญหาเครื่องเสีย และนำมาสู่ปัญหาอื่น ๆ ได้ การส่งต่อให้ช่างผู้เชี่ยวชาญเข้ามาตรวจสอบจึงเป็นทางออกที่ปลอดภัยที่สุด

หากคุณตรวจสอบตามเช็กลิสต์แล้วและคิดว่าถึงเวลาที่ต้องส่งต่อให้มืออาชีพดูแล หรือกำลังมองหาอะไหล่และผงหมึกที่ได้มาตรฐานตรงรุ่นเพื่อนำไปซ่อมแซมสับเปลี่ยนทดแทนระบบที่ฟ้อง Error สามารถทักมาพูดคุยหรือตรวจสอบรายละเอียดสินค้ากับทีมงาน B Four OA ได้เลย เรามีบริการจัดส่งสินค้าและอุปกรณ์สำนักงานที่แพ็กอย่างแน่นหนาปลอดภัยไปถึงออฟฟิศคุณทั่วประเทศ ยินดีให้คำแนะนำเพื่อให้งานเอกสารของคุณดำเนินได้อย่างราบรื่น

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

• Line: @bfour
• Facebook: B four copier จำหน่ายเครื่องถ่ายเอกสารและอะไหล่นำเข้าจากต่างประเทศ
• Youtube :https://www.youtube.com/@bfouroa
• Tel. 02-926-1340-4

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเครื่องถ่ายเอกสารขึ้น Error