มีเครื่องถ่ายเอกสารไว้ใช้งานในสำนักงานดีกว่าอย่างไร?
ก่อนจะไปเจาะลึกฟังก์ชัน การเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานคุณภาพสูงติดออฟฟิศไว้ ถือเป็นการลงทุนที่ช่วยยกระดับการทำงานและเซฟงบประมาณได้ดีมาก ด้วยเหตุผลเหล่านี้
- ช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ดี ถ่ายเอกสารได้รวดเร็วในเวลาอันสั้น ลดเวลาในการทำสำเนาเอกสาร
- ลดค่าใช้จ่ายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพคุมต้นทุนได้ทันทีผ่านฟังก์ชันต่าง ๆ เช่น การถ่ายเอกสารสองหน้า หรือการลดการใช้หมึกด้วยฟังก์ชัน Toner Save
- เพิ่มความยืดหยุ่นและสะดวกสบายมากขึ้น ด้วยฟังก์ชันการพิมพ์จากโทรศัพท์มือถือ ไม่ต้องเสียเวลาเปิดคอมพิวเตอร์
- เพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วยฟังก์ชัน Scan to Email และ Scan to USB ช่วยแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล ส่งต่อหรือบันทึกไฟล์ได้ทันที ลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารและช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้สะดวกยิ่งขึ้น
- แข็งแรงทนทาน บำรุงรักษาง่าย ตัวเครื่องถูกออกแบบมาให้รองรับงานหนักขององค์กรได้อย่างยาวนาน ไม่จุกจิก
หลังจากได้เห็นข้อดีโดยรวมกันไปแล้ว มาเจาะลึก 10 ฟังก์ชันอัจฉริยะที่จะเข้ามาเปลี่ยนมิติการทำงานในออฟฟิศของคุณให้ลื่นไหลและง่ายขึ้นกว่าเดิมกัน!
1. ฟังก์ชันถ่ายสำเนาอัจฉริยะ (Copy)
ฟังก์ชันถ่ายเอกสารขั้นพื้นฐานที่ถูกอัปเกรดให้ถ่ายสำเนาเอกสารปริมาณมากได้อย่างรวดเร็วในเวลาอันสั้น มีระบบลบขอบดำ ลบสีพื้นหลัง และระบบจัดเรียงเอกสารแยกเป็นชุด ๆ ให้อัตโนมัติ (Collate) โดยไม่ต้องคอยกดปุ่มทุกครั้ง
นอกจากนี้ยังรองรับฟังก์ชันถ่ายเอกสารสองหน้าอัตโนมัติ ช่วยลดขั้นตอนการกลับหน้ากระดาษด้วยตนเอง เหมาะสำหรับการพิมพ์หนังสือ คู่มือ หรือรายงานหนา ๆ ช่วยลดจำนวนกระดาษที่ใช้ ประหยัดต้นทุนการพิมพ์โดยรวม และเพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บเอกสารได้เป็นอย่างดี
2. ฟังก์ชันพิมพ์เอกสารสี-ขาวดำ และลายน้ำ ( Water Mark )
เครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานในปัจจุบันสามารถพิมพ์ได้ทั้งแบบสีและขาวดำภายในเครื่องเดียว ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการใช้งาน โดยสามารถเลือกพิมพ์สีสำหรับเอกสารนำเสนอ รูปภาพ หรือสื่อประชาสัมพันธ์ และเลือกพิมพ์ขาวดำสำหรับเอกสารทั่วไปที่ต้องการควบคุมค่าใช้จ่าย
นอกจากนี้ เครื่องถ่ายเอกสารบางรุ่นยังรองรับฟังก์ชัน Watermark ซึ่งช่วยเพิ่มข้อความหรือสัญลักษณ์ลงบนพื้นหลังของเอกสาร เช่น เอกสารลับ ฉบับร่าง สำเนา หรือชื่อหน่วยงาน เพื่อระบุสถานะของเอกสาร ป้องกันการนำเอกสารไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ และเพิ่มความปลอดภัยในการจัดการข้อมูลภายในองค์กร
3. ฟังก์ชันสแกนเอกสารและส่งต่อทันที (Scan and Send)
ระบบสแกนเอกสารช่วยแปลงกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัลอย่างรวดเร็ว โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ในการส่งไฟล์ เพราะตัวเครื่องสามารถส่งต่อได้ทันที ไม่ว่าจะเป็น
- Email สแกนแล้วส่งไฟล์ตรงเข้าสู่อีเมลของผู้รับปลายทางทันที
- USB สแกนและเซฟไฟล์ลงในแฟลชไดรฟ์ผ่านช่องเสียบหน้าตัวเครื่อง
- PC สแกนเอกสารส่งตรงเข้าโฟลเดอร์เครือข่ายส่วนกลางในคอมพิวเตอร์
4. ฟังก์ชันเชื่อมต่อแบบเครือข่ายไร้สาย (Wi-Fi Connectivity)
ฟังก์ชันเชื่อมต่อเครือข่ายสมัยใหม่ทำให้เครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันสามารถแชร์การใช้งานร่วมกับพนักงานหลายคนในสำนักงานเดียวกันได้ผ่าน Wi-Fi ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน จึงไม่จำเป็นต้องมีเครื่องถ่ายเอกสารหลายเครื่อง บอกลาปัญหาสายเคเบิลระโยงระยาง จัดวางตัวเครื่องไว้ที่มุมไหนของออฟฟิศก็ได้
อ่านบทความเพิ่มเติม:เครื่องถ่ายเอกสารสั่งปริ้นไม่ออก ขึ้น Error เกิดจากอะไร? วิธีแก้เบื้องต้นก่อนเรียกช่าง
5. ฟังก์ชันสั่งพิมพ์จากอุปกรณ์มือถือ (Mobile Printing)
เพิ่มความสะดวกสบายและความยืดหยุ่นในการทำงานขึ้นไปอีกขั้น เพราะเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานยุคใหม่รองรับการเชื่อมต่อและสั่งพิมพ์เอกสารผ่านโทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ตได้โดยตรงเพียงเชื่อมต่อ Wi-Fi ให้อุปกรณ์อยู่ในเครือข่ายเดียวกันกับเครื่องถ่ายเอกสาร ก็สามารถพิมพ์เอกสารสำคัญหรืองานเร่งด่วนได้อย่างสะดวก โดยไม่จำเป็นต้องเสียเวลาเปิดคอมพิวเตอร์เพื่อสั่งพิมพ์ไฟล์ให้ยุ่งยาก
6. ฟังก์ชันถ่ายเอกสารและพิมพ์งานอย่างปลอดภัย (Secure Print)
ฟังก์ชันที่ช่วยให้คุณสามารถปกป้องข้อมูลสำคัญและเอกสารที่เป็นความลับขององค์กร เช่น เอกสารเงินเดือน หรือข้อมูลจัดซื้อ โดยระบบจะควบคุมการพิมพ์ผ่านรหัสผ่าน เจ้าของงานจะต้องตั้งรหัส PIN ของไฟล์งานนั้น ๆ และมาทำการกดรหัสยืนยันที่หน้าเครื่องถ่ายเอกสารอีกครั้ง เครื่องจึงจะพิมพ์เอกสารออกมา ช่วยเพิ่มความปลอดภัยในการใช้งานและปกป้องข้อมูลไม่ให้คนอื่นแอบดู
7. ฟังก์ชันเย็บเล่มและจัดชุดอัตโนมัติ (Staple Finisher)
ชิ้นส่วนเสริมอัจฉริยะที่ช่วยจัดเตรียมเอกสารการประชุมหรือรายงานสรุปผลให้เสร็จสมบูรณ์ระดับมืออาชีพ โดยตัว Finisher จะรับกระดาษขาออกมา และสามารถเย็บแม็กจัดชุดออกมาเป็นรูปเล่ม (Booklet) ให้พร้อมแจกใช้งานได้ทันที ช่วยลดเวลาในการเย็บแม็กเอกสารของทีมแอดมินได้มากเลยทีเดียว
8. ฟังก์ชันพรีวิวการพิมพ์ (Print Preview)
ฟังก์ชันเครื่องถ่ายเอกสารที่จะช่วยแสดงภาพจำลองหน้าเอกสารจริงบนหน้าจอสัมผัสก่อนที่คุณสั่งพิมพ์จาก USB ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา ลดเวลาในการทำงานและลดการสิ้นเปลืองกระดาษและผงหมึกจากการพิมพ์ผิดพลาด
9. ฟังก์ชันจัดการเครื่องระยะไกล (Remote Management)
ระบบจัดการแบบเครือข่ายที่ช่วยให้ฝ่ายไอทีหรือผู้จัดการสำนักงานสามารถล็อกอินผ่านโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อตรวจสอบสถานะของเครื่องถ่ายเอกสารได้จากระยะไกล ไม่ว่าจะเป็น
- การเช็กปริมาณผงหมึกที่เหลืออยู่
- ตรวจดูยอดมิเตอร์แผ่นงานที่พิมพ์ไป
- วิเคราะห์รายงานการใช้งาน
นับเป็นฟังก์ชันเครื่องถ่ายเอกสารที่ช่วยให้สามารถวางแผนคุมเข้มงบประมาณและทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
อ่านบทความเพิ่มเติม: Drum, Fuser, Roller ควรเปลี่ยนเมื่อไหร่? เช็กอายุอะไหล่เครื่องถ่ายเอกสารก่อนเครื่องเสียกลางงาน
10. ฟังก์ชันเลือกคว่ำ-หงายกระดาษขาออก (Function Face Down / Face Up)
ฟังก์ชันการจัดการกระดาษขาออกที่ช่วยอำนวยความสะดวกตามลักษณะงาน โดยสามารถเลือกโหมด Face Down (คว่ำหน้ากระดาษ) เพื่อช่วยจัดเรียงหน้าเอกสาร 1, 2, 3 ได้ถูกต้องตามลำดับ และช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวไม่ให้คนเดินผ่านไปมามองเห็นข้อความในเอกสาร
หรือเลือกโหมด Face Up (หงายหน้ากระดาษ) สำหรับงานพิมพ์ที่ต้องการเช็กคุณภาพสีและเนื้อหมึกทันทีที่ออกจากเครื่องได้เลยทันที
เลือกฟังก์ชันเครื่องถ่ายเอกสารที่ใช่ ตอบโจทย์ธุรกิจในระยะยาว
การรู้จักฟังก์ชันเครื่องถ่ายเอกสารทั้ง 10 ฟังก์ชันนี้ จะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถประเมินได้ว่า ความต้องการใช้งานจริงภายในออฟฟิศอยู่ที่จุดไหน เพราะการเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานที่มีฟังก์ชันครบครัน จะช่วยเปลี่ยนกระบวนการทำงานที่ซับซ้อนให้กลายเป็นเรื่องง่าย ประหยัดทั้งแรงงานพนักงาน ค่าวัสดุสิ้นเปลือง และยืดอายุการใช้งานของเครื่องได้ดีที่สุด
หากออฟฟิศหรือธุรกิจของคุณกำลังมองหาเครื่องถ่ายเอกสารที่มีฟังก์ชันอัจฉริยะเหล่านี้ครบครัน B Four OA พร้อมเป็นที่ปรึกษาให้คุณ เราจัดจำหน่ายเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันแบรนด์ชั้นนำและมีทีมช่างผู้เชี่ยวชาญดูแลระบบให้ถึงที่ สนใจปรึกษารุ่นที่เหมาะกับสเกลธุรกิจของคุณ
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
- Line: @bfour
- Facebook: B four copier จำหน่ายเครื่องถ่ายเอกสารและอะไหล่นำเข้าจากต่างประเทศ
- Youtube :https://www.youtube.com/@bfouroa
- Tel. 02-926-1340-4
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเครื่องถ่ายเอกสาร
Q: ฟังก์ชันแจ้งเตือนและจัดการเครื่องระยะไกลช่วยลดค่าบำรุงรักษาได้อย่างไร?
A: ฟังก์ชันเหล่านี้ช่วยให้ผู้ดูแลตรวจสอบสถานะ และแก้ไขปัญหาเบื้องต้นของเครื่องได้สะดวกขึ้น เช่นติดตั้ง Print, Scan เช็กปริมาณผงหมึก เช็กยอดการใช้งาน และความผิดปกติของระบบในรุ่นที่รองรับ ทำให้สามารถวางแผนเติมหมึก เปลี่ยนอะไหล่ หรือเรียกช่างเข้าตรวจสอบได้อย่างเหมาะสม ช่วยลดโอกาสที่ปัญหาเล็กน้อยจะลุกลามจนกระทบต่อชิ้นส่วนอื่นและทำให้งานหยุดชะงัก
Q: หากออฟฟิศใช้เครื่องถ่ายเอกสารผ่าน Wi-Fi จะทำให้สัญญาณอินเทอร์เน็ตช้าลง หรือพิมพ์งานสะดุดไหม?
A: ไม่ส่งผลกระทบจนอินเทอร์เน็ตออฟฟิศช้าลง เพราะระบบ Wi-Fi ของเครื่องถ่ายเอกสารยุคใหม่ถูกออกแบบมาให้รองรับการรับ-ส่งข้อมูลปริมาณมากได้อย่างเสถียร อย่างไรก็ตาม หากออฟฟิศของคุณมีการสั่งพิมพ์งานไฟล์กราฟิกขนาดใหญ่พร้อมกันหลายเครื่อง แนะนำให้ต่อสาย LAN ขนานไปด้วย จะช่วยให้ระบบเน็ตเวิร์กมีความเสถียรสูงสุดและพิมพ์งานได้ต่อเนื่อง
Q: ฟังก์ชันใดของเครื่องถ่ายเอกสารที่จำเป็นสำหรับการใช้งานในสำนักงาน?
A: ฟังก์ชันที่ควรมี ได้แก่ การถ่ายเอกสารและพิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ การสแกนส่งอีเมลหรือบันทึกลง USB การเชื่อมต่อผ่านเครือข่าย และระบบพิมพ์เอกสารแบบปลอดภัย อย่างไรก็ตาม ควรเลือกฟังก์ชันให้เหมาะกับลักษณะงาน จำนวนผู้ใช้งาน และปริมาณเอกสารของแต่ละองค์กร
Q: ควรตั้งค่าถาดกระดาษขาออกเริ่มต้นเป็นแบบ Face Down หรือ Face Up?
A: แนะนำให้ตั้งค่าเริ่มต้นเป็นแบบ Face Down (คว่ำหน้ากระดาษ) เป็นหลัก เพราะจะช่วยให้เอกสารที่พิมพ์ออกมาเรียงลำดับหน้าได้อย่างถูกต้องทันทีโดยไม่ต้องมานั่งสลับหน้าใหม่ ทั้งยังช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวไม่ให้คนอื่นที่เดินผ่านหน้าตู้มองเห็นเนื้อหาในเอกสาร ส่วนโหมด Face Up จะเหมาะสำหรับเปิดใช้งานเฉพาะกิจตอนที่ต้องการเช็กความคมชัดและสีสันของหมึกทันทีที่พิมพ์เสร็จ