ทำไมเครื่องถ่ายเอกสารถึงเสียบ่อย?

ก่อนอื่นมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า เครื่องถ่ายเอกสารเป็นอุปกรณ์ที่เต็มไปด้วยระบบสัมผัส ระบบความร้อน กลไกเฟือง และระบบแสงที่ทำงานร่วมกันอย่างละเอียดอ่อน สาเหตุส่วนใหญ่ที่ทำให้เครื่องถ่ายเอกสารพัง หรือเสียบ่อย ๆ จึงมักมาจาก 3 ปัจจัยหลักด้วยกัน

  1. การใช้งานที่หนักเกินไป เครื่องแต่ละรุ่นจะมีโควตาจำนวนแผ่นที่รับได้ต่อเดือน หากเราใช้งานเกินกำลัง อุปกรณ์ภายในก็จะเสื่อมสภาพเร็วกว่าปกติ
  2. ขาดการบำรุงรักษา ฝุ่นจากกระดาษ ละอองหมึก หรือแม้แต่ความชื้นในอากาศ ก็เป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาอื่น ๆ ภายในตัวเครื่องเช่นกัน เพราะสิ่งสกปรกเหล่านี้ อาจเข้าไปเกาะตามกระจก เซนเซอร์ หรือ ลูกกลิ้งต่าง ๆ ภายในได้
  3. ใช้วัสดุที่ไม่ได้มาตรฐาน การเลือกใช้หมึกเติมที่ไม่มีคุณภาพ กระดาษที่หนา/บางเกินกว่าสเปกที่กำหนด หรือกระดาษชื้นเกินไป ก็เป็นตัวการสำคัญที่ทำให้เครื่องมีปัญหาได้เช่นกัน
รวมปัญหาเครื่องถ่ายเอกสารเสียที่พบบ่อย

รวม 10 ปัญหาเครื่องถ่ายเอกสารยอดฮิต พร้อมวิธีรับมือเบื้องต้น

หากคุณกำลังเจอกับเหตุการณ์ที่เจ้าเครื่องถ่ายเอกสารเริ่มมีปัญหาไม่ต้องตกใจไป มาลองเช็กดูว่าอาการตรงกับ 10 ข้อนี้บ้างหรือไม่ และเราจะแก้ไขหน้างานอย่างไรได้บ้า

1. กระดาษติด

กระดาษติด ถือเป็นอาการอันดับหนึ่งของเครื่องถ่ายเอกสารเสียเลยก็ว่าได้ สาเหตุส่วนใหญ่เกิดจากการเลือกกระดาษผิดไซซ์ ผิดประเภท กระดาษมีความชื้น หรือลูกยางดึงกระดาษเริ่มเสื่อมสภาพ

เราสามารถแก้ไขเบื้องต้นได้เพียงแค่ ค่อย ๆ ดึงกระดาษออก แต่ห้ามดึงแรงเพราะอาจทำให้เฟืองหักหรือเซนเซอร์พังได้ รวมถึงควรเก็บกระดาษไว้ในที่แห้งเสมอเพื่อป้องกันกระดาษติดเนื่องจากกระดาษชื้นในครั้งถัดไป

2. ถ่ายเอกสารแล้วเป็นเส้นดำ มีจุด หรือรอยเปื้อนบนกระดาษ

หากพิมพ์งานออกมาแล้ว เอกสารเป็นเส้นคาดดำยาวเต็มแผ่น หรือมีจุดสกปรกเลอะเทอะ ปัญหานี้ส่วนใหญ่ อาจเกิดจาก ลูกDrum และ Blade เสื่อมสภาพ มีรอยขีดข่วน หรือเกิดจากกระจกสแกนเนอร์สกปรก

แก้ไขเบื้องต้นได้ด้วย การใช้ผ้านุ่มที่แห้งเช็ดทำความสะอาดกระจกต่าง ๆ หากเช็ดแล้วไม่หายและรอยดำยังอยู่ที่เดิมซ้ำ ๆ อาจจะต้องเช็กชิ้นส่วนภายใน Drum Unit เพิ่มเติม

3. สีเพี้ยน ภาพซีด ภาพจาง หรือขึ้นพื้นเทาหนาผิดปกติ

ปริ้นท์งานออกมาแล้วตัวหนังสือจางจนอ่านไม่ออก หรือบางครั้งก็มีพื้นสีเทาหนา ๆ อาการนี้มักเกี่ยวข้องกับผงหมึกหรือชุด DV Housing

เบื้องต้นให้ทำการ Calibrate สี เพื่อปรับค่าสีของเครื่องถ่ายเอกสารให้เป็นค่ามาตราฐาน เพื่อให้สีใกล้เคียงกับต้นฉบับมากที่สุด

อ่านบทความเพิ่มเติม: ถ่ายเอกสารออกมาไม่ชัด ภาพซีด ภาพจาง ขึ้นพื้น เกิดจากอะไร? พร้อมวิธีเช็กเบื้องต้น

4. สั่ง Print ไม่ออก ภาพและ Font ไม่ตรง

หากเครื่องถ่ายเอกสารมีปัญหา เวลาสั่ง Print จากคอมพิวเตอร์แล้วเครื่องนิ่งสนิท กระดาษไม่ออก ให้ลองตรวจสอบเลข IP Address สาย LAN หรือการเชื่อมต่อ Wi-Fi หรือในกรณีที่พิมพ์ออกมาแล้วรูปภาพหายไปเหลือแต่ตัวอักษร Font ไม่ตรง สีเพี้ยน ให้เช็ก Driver ของเครื่องถ่ายเอกสารในคอมพิวเตอร์ว่าถูกต้องหรือไม่

5. ปัญหาจากชุดความร้อน (Fuser Unit)

ถ้าเคยจับแผ่นเอกสารที่เพิ่งพิมพ์ออกมาแล้วรู้สึกเหมือนหมึกหลุดลอกออกมาเป็นผง ๆ เมื่อเอามือลูบ หรือเครื่องฟ้อง Error นั่นคือสัญญาณเตือนจาก ชุดความร้อน(Fuser Unit)

แนะนำให้ปิด-เปิดเครื่องใหม่ หากไม่หายให้ลองตรวจสอบอุปกรณ์ในชุดความร้อนดูว่ายังสมบูรณ์ดีหรือไม่

6. เครื่องส่งเสียงดังผิดปกติขณะทำงาน

เมื่อใดก็ตามที่เครื่องถ่ายเอกสารเริ่มส่งเสียงเอี๊ยดอ๊าด เสียงกึกกัก หรือเสียงกระแทกขณะดึงกระดาษ อย่าปล่อยทิ้งไว้เด็ดขาด เพราะนั่นหมายถึงเฟืองภายในอาจจะขบกันไม่สนิทหรือขาดสารหล่อลื่น

ทางแก้ไขที่ดีที่สุดในเบื้องต้นคือ ปิดเครื่องทันทีเพื่อป้องกันไม่ให้เฟืองตัวอื่นพังตาม และลองเปิดฝาเช็กดูว่ามีเศษกระดาษหรือสิ่งแปลกปลอมเข้าไปขัดในช่องทางเดินกระดาษหรือไม่

เครื่องถ่ายเอกสารมีปัญหา ขึ้น error code บนหน้าจอ

7. ขึ้น Error Code โชว์บนหน้าจอ ไม่ยอมหาย

หากเครื่องถ่ายเอกสารเสีย หรือหยุดทำงาน พร้อมโชว์รหัสแปลก ๆ เช่น E-XXX หรือ รหัสตัวเลขบนหน้าจอ แสดงว่าชิ้นส่วนภายในกำลังมีปัญหา

ให้ลองปิด-เปิดเครื่องใหม่ (Reboot) หากรหัสยังไม่หายไป สามารถจดรหัสนั้นไว้ แล้วเข้าไปค้นหาวิธีแก้ไขด้วยตัวเองได้ที่ช่อง YouTube ของ Bfour OA ได้เลย

เราได้จัดทำคลิปคู่มือไว้เป็นคลังความรู้ เพื่อให้ลูกค้าสามารถแก้ปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ เองได้ทันทีโดยไม่ต้องรอช่าง

อ่านบทความเพิ่มเติม: เครื่องถ่ายเอกสารสั่งปริ้นไม่ออก ขึ้น Error เกิดจากอะไร? วิธีแก้เบื้องต้นก่อนเรียกช่าง

8. ตลับหมึกมีปัญหา หมึกรั่ว หรือเครื่องฟ้องว่าไม่มีหมึก

เคยไหม? เพิ่งเติมผงหมึกไป แต่เครื่องกลับแจ้งว่า “Replace Toner” หรือตรวจไม่พบตลับหมึก แย่ไปกว่านั้นคือมีผงหมึกหกเลอะเทอะภายในเครื่อง

ตรวจสอบว่าใส่ตลับหมึกเข้าล็อกแน่นสนิทดีแล้วหรือยัง หากเติมหมึกควรเปลี่ยนชิปหมึกควบคู่ไปด้วย และต้องระวังอย่าให้สิ่งสกปรกสัมผัสกับหน้าชิป หากมีผงหมึกรั่วซึมออกมามาก แนะนำให้ใช้ผ้าแห้งเช็ดอย่างระมัดระวัง แต่ควรหลีกเลี่ยงการเป่า เพื่อป้องกันการฟุ้งกระจายของผงหมึก และแนะนำให้ใช้เครื่องดูดหมึกโดยเฉพาะจะปลอดภัยที่สุด

9. สแกนเอกสารบนหัว Feed ADF แล้วภาพเอียง หรือภาพเป็นเส้น

วางเอกสารตรงช่อง Feed ADF ด้านบนแล้วสแกนออกมาได้ภาพเอียงหรือเป็นเส้นตรง สามารถแก้ไขได้โดยเช็กว่าเราปรับขนาดตัวล็อกกระดาษได้พอดีกับขนาดไซซ์กระดาษจริงแล้วหรือยัง ถ้าตัวล็อกกระดาษปกติ ค่อยตรวจเช็กลูกยางดึงกระดาษ ส่วนกรณีภาพเป็นเส้นตรง แก้ไขได้โดยการเช็ดทำความสะอาดกระจก

10. เครื่องถ่ายเอกสารพัง เปิดไม่ติด จอมืด บูทวน ระบบค้าง

เครื่องถ่ายเอกสารพัง กดปุ่มเปิดเครื่องแล้วเงียบสนิท จอมืด บางทีก็หน้าจอขึ้นโลโก้ค้าง ไม่สามารถกดสั่งงานใด ๆ ได้เลย

อาการนี้ให้ลองเช็กเบรกเกอร์เครื่องถ่ายเอกสาร หรือไม่ก็อาจเกิดจากหน่วยความจำอย่าง RAM/Hard disk หรือ Firmware ภายในเครื่องเริ่มมีปัญหา

ตรวจสอบเอกสารแผ่นที่มีปัญหาและเก็บไว้ให้ช่าง

5 เช็กลิสต์ที่ต้องสังเกตก่อนแจ้งซ่อมเครื่องถ่ายเอกสาร

ถ้าลองแก้ไขตามวิธีข้างต้นแล้วอาการยังไม่ดีขึ้น หรือประเมินแล้วว่าเป็นปัญหาที่ระบบ การติดต่อช่างผู้เชี่ยวชาญคือทางออกที่ดีที่สุด ลองมาดูเช็กลิสต์นี้ไว้ก่อนแจ้งซ่อมเครื่องถ่ายเอกสาร

  1. ยี่ห้อและรุ่นของเครื่อง (Model)เช็กรุ่นจากสติกเกอร์ที่ติดอยู่ด้านหน้าหรือด้านข้างของตัวเครื่อง เพราะเครื่องถ่ายเอกสารแต่ละรุ่นจะใช้อะไหล่และระบบซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกัน
  2. มิเตอร์ (Meter) การใช้งานล่าสุด เพื่อนำมาประกอบการวิเคราะห์อาการ รวมถึงอะไหล่และวัสดุที่ใช้ไปก่อนหน้านั้น
  3. รหัสข้อผิดพลาด (Error Code)หากมีตัวเลขหรือตัวอักษรภาษาอังกฤษกะพริบเตือนบนหน้าจอ ให้จดรหัสทั้งหมดไว้ให้ละเอียด
  4. ลักษณะอาการที่เกิดขึ้นจริง เช่น กระดาษติดซ้ำ ๆ ที่ถาดไหนเป็นพิเศษ หรือเครื่องส่งเสียงดังแปลก ๆ มาจากตำแหน่งไหนของเครื่องถ่ายเอกสาร
  5. ตัวอย่างแผ่นงานที่มีปัญหาในกรณีที่ภาพจาง เป็นเส้น หรือสีเพี้ยน ควรเก็บแผ่นเอกสารที่พิมพ์เสียนั้นไว้ เพื่อยื่นส่งให้ช่างดูหน้างานจริงด้วย

การเตรียมข้อมูลเหล่านี้ไว้ นอกจากจะช่วยให้การติดต่อแจ้งซ่อมเครื่องถ่ายเอกสาร เป็นไปอย่างรวดเร็วแล้ว ยังช่วยลดเวลาในการตรวจเช็กหน้างานได้อีกด้วย

ดูแลเครื่องถ่ายเอกสารอย่างถูกวิธี ช่วยลดปัญหาได้

ปัญหาเครื่องถ่ายเอกสารเสีย หรือทำงานติดขัดในบางครั้ง ถือเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เพราะเรายังต้องจัดการงานเอกสารปริมาณมากในแต่ละวัน ดังนั้น การเข้าใจปัญหาที่เราสามารถเคลียร์เองได้กับปัญหาเชิงเทคนิคที่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือและความชำนาญเฉพาะทางในการดูแล นอกจากจะช่วยลดความเสียหายที่อาจเกิดต่อชิ้นส่วนอื่น ๆ ภายในเครื่องแล้ว ยังเป็นการเซฟต้นทุนและเวลาของออฟฟิศไม่ให้บานปลายอีกด้วย

หากคุณตรวจสอบตามเช็กลิสต์แล้ว และคิดว่าถึงเวลาที่ต้องส่งต่อให้มืออาชีพดูแล หรือกำลังมองหาอะไหล่เครื่องถ่ายเอกสารที่ได้มาตรฐานเพื่อสับเปลี่ยนทดแทน สามารถทักมาพูดคุยหรือตรวจสอบรายละเอียดสินค้ากับทีมงาน B Four OA ได้เลย เรายินดีให้คำแนะนำเพื่อให้งานเอกสารของคุณดำเนินได้อย่างราบรื่นและไร้กังวล

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับเครื่องถ่ายเอกสาร

Q: ทำไมกระดาษถึงติดที่เครื่องถ่ายเอกสารบ่อย?

A: เกิดได้จากหลายสาเหตุ เช่น ดึงกระดาษออกแล้วยังเหลือเศษกระดาษชิ้นเล็ก ๆ ฉีกขาดตกค้างอยู่ภายในเซนเซอร์ หรือดอกลูกยางดึงกระดาษเสื่อมสภาพ จนดึงกระดาษติดหรือซ้อนกัน แนะนำให้ลองสังเกตจุดที่กระดาษติดซ้ำ ๆ หรือเช็ดทำความสะอาดลูกยางดึงกระดาษดู หากยังไม่หายแนะนำให้เปลี่ยนลูกยาง

Q: ผงหมึกเครื่องถ่ายเอกสารหมด ซื้อหมึกเทียบเท่ามาเติมเองได้ไหม?

A: ได้ แต่ต้องเลือกหมึกจากผู้จำหน่ายที่น่าเชื่อถือและตรงรุ่นกับเครื่องใช้งานจริง เพราะหมึกที่ไม่ได้มาตรฐานอาจมีความละเอียดไม่พอ ทำให้หมึกฟุ้ง เลอะชุดความร้อน และส่งผลให้ เครื่องถ่ายเอกสารพังได้ในระยะยาว

Q: ดรัมยูนิท (Drum Unit) มีอายุการใช้งานนานแค่ไหน?

A: อายุของดรัมยูนิทจะนับตามจำนวนแผ่นที่พิมพ์ ซึ่งจะแตกต่างกันไปตามสเปกของเครื่องแต่ละรุ่น ส่วนใหญ่จะอยู่ที่หลักหมื่นถึงหลักแสนแผ่น เมื่อถึงกำหนด หน้าจอเครื่องจะแจ้งเตือน หรือเริ่มสังเกตได้จากคุณภาพงานพิมพ์ที่ลดลง

Q: เครื่องถ่ายเอกสารขึ้น Error Code ตลอดเวลา แต่ยังใช้ถ่ายได้ ควรซ่อมไหม?

A: แนะนำว่าควรปรึกษาช่าง เพราะ Error Code บางตัวเป็นการเตือนล่วงหน้าว่ามีอะไหล่บางชิ้นกำลังจะหมดอายุหรือทำงานผิดพลาด หากปล่อยทิ้งไว้จนอะไหล่ชิ้นนั้นพังโดยสมบูรณ์ อาจทำให้เกิดอาการเครื่องถ่ายเอกสารเสีย แบบเฉียบพลันจนใช้งานไม่ได้เลยทีเดียว